Kuutsalo-Seura ry
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tarkistettu 16.6.2022
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Kuutsalo-Seura ry
48100 Kotka
y-tunnus: 3037805-5
2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteydenotot ensisijaisesti sähköpostitse op.brunila@gmail.com / vanhalamaija@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Kuutsalo-Seura ry -verkkokaupan asiakasrekisteri
4. Rekisteriin liittyvä sivusto
www.kuutsalo.fi
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin ylläpitämisen peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:
o Asiakassuhteen hoitaminen
o Palveluista ja tuotteista kertominen
o Palvelujen ja tuotteiden myynti
Asiakasrekisteriä ylläpidetään seuraavilla perusteilla:
Asiakassuhde, esimerkiksi tuotteen tai palvelun oston tai tilauksen yhteydessä saadut yhteystiedot. Tilausvahvistuksen ja digitaalisten tuotteiden automaattisten sähköpostiviestien vastaanottaminen edellyttää oikean sähköpostiosoitteen ilmoittamista tilauksen yhteydessä.
Muu suostumus, esim. Kuutsalo-Seuran -verkkosivuston yhteydenottolomakkeella kerätyt yhteystiedot, uutiskirjeen tai ilmaistuotteen tilauksen yhteydessä saadut yhteystiedot.
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri sisältää laskutus- ja verkkokauppa-asiakkaiden osalta:
o Sähköpostiosoite
o Asiakassuhteen ylläpitoa koskevat tilaus-, laskutus- ja maksutiedot
Kuutsalo-Seura -verkkokaupassa asioivien maksutiedot tai luottokorttitiedot eivät tallennu yrityksen järjestelmiin, vaan ne jäävät maksujen välityksestä vastaavan yrityksen (Visma Pay, Paybyway Oy
) tietoihin.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisterissä olevat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään:
o asiakassuhteen syntyessä
o puhelimitse, sähköpostitse tai viestillä (esim. Messenger, Whatsapp)
o verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta
o asiakkaan ilmoittaessa yhteystietonsa muutoin
8. Tietojen vastaanottajat
Asiakasrekisterin tietoja käsittelee pääsääntöisesti vain Kuutsalo-Seura ry. Rajatusti rekisterin tietoja käsittelevät yritykset, joilta Kuutsalo-Seura ry hankkii asiakaspalvelussa ja markkinoinnissa tarvittavia palveluja. Kaikki nämä yritykset ovat omalta osaltaan sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Yrityksiä ovat:
o Visma Pay(verkkokaupan maksujen välittäjä)
o Yritykset, joilta ostamme mainonnan, markkinoinnin ja tuotannon palveluja
Rekisterin tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle mihinkään markkinointi-, myynti-, mielipide- tai tutkimustarkoituksiin. Kaikkia asiakastietoja käsitellään äärimmäisen luottamuksellisesti.
Suomen lakien mukaisesti tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille pyydettäessä.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jotta voimme toteuttaa hyvää asiakaspalvelua ja parantaa sitä, käytämme seuraavia ohjelmia, jotka käsittelevät henkilötietoja ja sijaitsevat EU:n ulkopuolella. Kaikki näiden ohjelmien taustalla toimivat yritykset ovat sitoutuneet EU:n Privacy Shield -standardiin. Google Analytics -ohjelma, jonka avulla analysoidaan Kuutsalo-Seura ry -verkkosivuston kuukausittaisia kävijätietoja. Ohjelma ei kuitenkaan kerää yksilöityjä tietoja sivuston käyttäjistä.
10. Evästeet
Kuten lähes kaikilla verkkosivustoilla, myös Kuutsalo-Seura ry:n -sivustolla käytetään evästeitä. Evästeet auttavat kohdistamaan palveluja sivustolla vierailevien tarpeita vastaaviksi ja ne esimerkiksi nopeuttavat sivuston latautumista. Sallimalla evästeet sivuston käyttö on sujuvampaa. Jos et hyväksy evästeiden keräämistä, sinun tulee lopettaa sivuston käyttö välittömästi.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisteri on suojattu ja sijoitettu yrityksessä niin, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Rekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Ne yritykset, joilta hankimme palveluja, vastaavat rekisterin suojauksesta asianmukaisesti omassa yrityksessään.
12. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Tietoja säilytetään maksimissaan 12 kuukautta sen jälkeen, kun asiakas on avannut viimeisen yrityksen lähettämän sähköpostin tai uutiskirjeen. Kirjanpitoon tarvittavia aineistoja, kuten laskutustietoja, säilytämme kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen: info@kuutsalo.fi
o Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
o Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää oikaisemaan sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
o Vastustamisoikeus: Voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos koet, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti.
o Suoramarkkinointikielto: Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käyttäminen
suoramarkkinointiin.
o Poisto-oikeus: Sinulla on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Rekisterinpitäjällä on esimerkiksi velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.
o Suostumuksen peruuttaminen: Jos henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan
suostumukseen eikä asiakkuuteen, voit peruuttaa suostumuksen tietojen käsittelyyn.
o Valitusoikeus tietosuojavaltuutetulle: Sinulla on oikeus tehdä valitus
tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Sinulla on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi
